メール地獄にノーミスのプレッシャー!! ウェディングプランナーの舞台裏を少し紹介

「ウェディングプランナーって素敵な仕事ですよね♪」

自分の仕事を紹介するたびにこのような言葉を掛けてもらうのですが、何事も舞台裏は大変なのです。今日は少し記事の志向を変えて、結婚式をサポートするウェディングプランナーの舞台裏を紹介していきましょう。

ウェディングプランナーの朝は掃除から

多くの式場は掃除専属のスタッフがおり朝早くから清掃作業をしてくれています。実際、私たちが気が付かない部分もしっかり掃除をしてくれるので「私たちがやらなくても…」という風潮があるのも確かです。

しかし、おもてなしの精神を養うため、さらには業務のケジメとして掃除は大切ですし、何より会場の電球、照明機材、音響設備、絵画のゆがみなど、会場(商品そのもの)はウェディングプランナーがチェックを兼ねて掃除をしなければ、自信を持ってお客様に紹介することはできませんから、朝の掃除は欠かせないと言えます。

余談ですが、最近のゲストハウスは噴水・プールなど”水”を取り入れたデザインが多いのですが、水質の管理は予想以上に大変で週一回はプールの水を抜いてデッキブラシを手に大がかりな掃除をすることもあります。こればかりは大人数で行いますので、ウェディングプランナー・調理スタッフなどスタッフ総出で行う式場もあります。

朝一番の業務はメールチェック!

掃除を終え、パソコンを起動させている間に小休止(私の場合はモーニングコーヒーを飲んで)して、いよいよ個々の業務が始まるのですが、どのウェディングプランナーも必ずと言っていいほど最初に行うのはメールチェックです。

メールはお客様とやりとりをする上で欠かせないツールなのですが、LINEなどリアルタイムでのコミュニケーションが一般化した現在、お客様はメールでも速やかなレスポンス(返信)を求める傾向があります。そのため、朝一番で受信メールに対する返信とその処理を行っていきます。

余談ですが、メールが何十件と溜まっている状態を「メール地獄」などと他のウェディングプランナーは言っていましたが、午前中はメール返信だけに追われるということもしばしば…

個々の顧客スケジュールに応じたデスクワークが一番大変

日中は接客がなければデスクワークが主体になります。

翌週挙式を挙げられる方の商品確認(誤字脱字はないかなどの納品チェック)などは毎週のルーチンワークに含まれていますので、誰でも機械的に処理できるのですが、一番大変なのが個々の顧客の進捗状況を管理していくことです。

例えば、「A両家は挙式2ヶ月前なので招待状の打ち合わせを打診しなければ…」「B両家は挙式2週間前なので請求書を確認しなければ…」「C両家は挙式1週間前なので人数や発注数を確認しなければ…」と言うように、各顧客のスケジュールに応じた打ち合わせや手配が必要になってきます。

さらに、「DさんのスピーチをEさんに変更します!」「手作りしたグッズを木曜日に持って行きたいのですが…」と言った新郎新婦からのリアルタイムな要望や、「(調理長が)F両家に出席する方のアレルギー情報について打ち合わせがしたい」と言った内部的な業務も加わります。

もちろん、すべての業務を一人のウェディングプランナーが行うわけではなく、商品の発注は発注部門が行うなど分業化している式場も多いのですが、いずれにしても新郎新婦からの連絡窓口がウェディングプランナー個人になるため、監督(プロデューサー)として関係各所に適切に指示していかないといけない重責を担います。

繁忙期と閑散期の差が大きい

個々のスケジュールに応じて打ち合わせや商品手配を行うため、ウェディングプランナーの仕事量は繁忙期と閑散期でどうしても差が生じます。

閑散期など所定労働時間内で十分収まり残業がほとんど無いこともあれば、繁忙期は毎日残業続きで労使協定ギリギリの残業時間になることもあります。慣れてしまえば心身共にコントロールできるのですが、新人プランナーは要領がつかめないため、予想以上に疲弊してしまうのもこともあるのがこの仕事です。

ミスは命取り!!

ウェディングプランナーで一番大変なのは、「ミスなく業務を遂行する」ことです。

例えば、商品の手配数を1名分少なく発注してもOUTですし、印刷物において招致客の名前が違っていてもOUTです。多くの要素が絡む結婚式だからこそミスが発生する可能性も極めて高いのですが、挙式を終えた新郎新婦は「上司のスピーチ内容を忘れてもミスは忘れない」と言うウェディング特有の怖さがあるだけにウェディングプランナーの業務には常に緊張感が付いて回ります。

しかし、挙式と披露宴を無事終えたときの達成感は非常に大きく、そこにやりがいを見出しているのも確かです。恐らく、ウェディングプランナーの多くはこの達成感をモチベーションにしていることでしょう。

表向きは笑顔で安心感のあるウェディングプランナーであっても、舞台裏ではこのような苦労があり、表情・言動ともにオブラートに包んで接客しているわけです。

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